Dapodik sebagai Sistem Pendataan dan Permasalahannya

Wika Karina Damayanti, S.Pd., S.H., M.Pd.
(Fungsional pada Dinas Pendidikan Kab. Bandung Barat)

Dapodik merupakan hal yang tidak asing lagi bagi seluruh warga dunia pendidikan. Seluruh jenjang pendidikan menggunakan Dapodik sebagai satu-satunya basis data pendidikan yang diakui oleh pemerintah, mulai dari jenjang pendidikan anak usia dini hingga pendidikan tinggi. Pendidikan formal dan non formal pun bersatu dalam sistem pendataan melalui Dapodik.

Kata Dapodik selalu identik dengan operator sekolah. Operator sekolah memiliki peran yang sangat penting dalam hal menyajikan data yang akurat, valid, mutakhir, dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Data yang diperoleh melalui Dapodik akan dimanfaatkan oleh para pemangku kebijakan dalam bidang pendidikan.

Output dari Dapodik adalah menyediakan data yang dapat digunakan sebagai rujukan dalam mendukung seluruh program di lingkungan Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi, di lingkup pemerintah daerah, maupun lintas kementerian. Data yang dihasilkan oleh Dapodik dapat digunakan sebagai bahan dalam penyusunan kebijakan pendidikan, perencanaan program serta kegiatan, dan evaluasi dalam bidang pendidikan.
Dalam pelaksanaanya terdapat berbagai masalah utama dalam input Dapodik, di antaranya adalah:

1. Data tidak lengkap
Dapodik memiliki tujuan untuk menyajikan data tunggal yang bertujuan untuk menciptakan tata kelola pendataan terpadu. Selain itu, dapat menghasilkan data representatif yang dapat dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan data di level kementrian maupun daerah.
Entitas isian di dalam aplikasi Dapodik yang harus dilengkapi adalah sebagai berikut: data identitas sekolah sebanyak 18 komponen, data PTK masing-masing sebanyak 14 komponen setiap orangnya, data isian peserta didik masing-masing siswa sebanyak 21 komponen, dan data sarana prasana sekolah sebanyak 5 komponen pada setiap bangunan sarana dan prasarananya.
Banyaknya data yang harus di-input mengharuskan operator memiliki waktu yang cukup untuk memenuhi semua komponen input data. Namun permasalahanya adalah sebelum dilakukan input data ada proses pengumpulan data dari setiap komponen yang harus di isi oleh pihak yang bersangkutan, seperti data guru harus diisi oleh guru tersebut, data siswa harus di isi oleh seluruh siswa melalui formulir isian dengan melengkapi dokumen pendukung, seperti akta kelahiran, kartu keluarga, dll. Permasalahannya adalah formulir yang telah dibagikan tidak diisi lengkap, sehingga mempersulit operator untuk melakukan input data.

2. Ketidaksesuaian antara data input dengan keadaan sebenarnya
Perbedaan data riil dengan data di lapangan terjadi karena Dapodik hanya mendata sekolah yang telah memiliki Nomor Pokok sekolah Nasional (NPSN). Sekolah yang belum memiliki NPSN tidak mendapatkan akses untuk pendataan Dapodik. Sekolah tersebut merupakan sekolah baru yang belum melengkapi persyaratan pendirian sekolah. Sehingga sekolah tersebut tidak masuk kedalam pendataan Dapodik. Akibatnya adalah sekolah tidak mendapatkan bantuan apapun dan untuk siswa tingkat akhir yang akan mengikuti ujian harus dimasukkan menjadi siswa sekolah lain yang terdekat. Selain itu, dampak bagi pendataan adalah berkurangnya data untuk menghitung indikator pendidikan seperti: APK, APM, dan APS.
Kurangnya pengawasan dan integritas tinggi dari kepala sekolah terhadap kualitas data yang di masukkan oleh operator sekolah dalam aplikasi Dapodik menjadi salah satu penyebab rendahnya kualitas data serta ada perbedaan antara data Dapodik dan kenyataan di sekolah. Operator sekolah sering kali memasukkan data yang tidak sesuai dengan keadaan, seperti memasukkan kondisi sarana yang baik menjadi rusak untuk mendapatkan bantuan, siswa yang telah pindah tidak di keluarkan bahkan menambahkan siswa fiktif untuk mendapatkan dana BOS yang besar. Kenyataan tersebut disebabkan oleh kurangnya pengawasan dan kesadaran operator sekolah terhadap keakuratan data.

3. Ketidaktepatan waktu dalam proses input data
Ketidaktepatan waktu dalam input data berdampak buruk bagi sekolah, jika operator melakukan input dan sinkronisasi setelah jadwal yang ditetapkan maka sekolah tidak akan mendapatkan bantuan. Contoh jadwal untuk memberikan NISN atau Nomor Induk Siswa Nasional bagi siswa baru jenjang PAUD, SD, SMP, SMA, dan SMK adalah setiap tanggal 1 Oktober, jika input data dilakukan setelah tanggal tersebut otomatis siswa tersebut tidak akan mendapatkan NISN. Akibatnya adalah siswa tersebut tidak akan mendapatkan dana BOS karena syarat untuk mendapatkan dana BOS adalah siswa yang telah memiliki NISN.

4. Perubahan aplikasi yang sangat cepat
Aplikasi Dapodik selalu mengalami perbaikan sistem, terutama dalam setiap tahun ajarannya, lazimnya perubahan dilakukan setiap semester tahun ajaran. Perubahan yang begitu cepat menuntut operator untuk terus menerus meningkatkan kemampuannya untuk melakukan input data Dapodik, setiap perubahan terdapat perbaikan dan pembaharuan sistem, artinya terdapat berbagai macam perubahan komponen pengisian data. Operator sekolah harus terus mengikuti perkembangan Dapodik dan mempelajari hal baru dalam aplikasi Dapodik. Sebelum perubahan terdapat surat edaran mengenai data apa saja yang perlu disiapkan untuk melakukan input data.

Solusi untuk permasalahan dalam pendataan Dapodik di antaranya adalah:

1. Penguatan Regulasi dan SOP Pendataan
Regulasi pendataan sangat penting sebagai payung hukum pendataan pendidikan di daerah. Regulasi dapat berupa peraturan daerah, peraturan bupati/walikota, atau surat keputusan kepala dinas. Selain itu perlu dibuat SOP pendataan.
SOP pendataan sangat penting untuk memudahkan, merapihkan, dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. Alur melakukan pendataan sangat penting dilakukan untuk mencegah penyalahgunaan dalam pengisian data, baik oleh operator sekolah maupun kepala sekolah. Operator sekolah adalah ujung tombak dari pendataan pendidikan, jika ada data yang salah dalam Dapodik maka operator yang disalahkan, namun tidak sedikit operator yang tidak mendapatkan apresiasi dari pekerjaan yang telah mereka lakukan.

2. Pengawasan kepala sekolah dalam verifikasi data
Pengawasan oleh kepala sekolah terhadap setiap data yang dimasukkan dalam aplikasi Dapodik sangat penting untuk dilakukan guna menghindari ketidaksesuaian antara data dengan keadaan sesungguhnya. Operator sekolah harus menginformasikan kepada kepala sekolah untuk setiap perubahan data, dan meminta persetujuannya untuk memasukkan data baru atau mengganti data lama. Hal tersebut bertujuan untuk memverifikasi data sebelum di entry dan secara periodik operator sekolah harus menyampaikan data sebagai profil sekolah per semester.

3. Sosialisasi tentang pentingnya pemanfaatan data Dapodik
Sosialisasi mengenai pentingnya pemanfaatan data Dapodik untuk pembangunan pendidikan di daerah perlu dilakukan, mengingat Dapodik di daerah belum digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Tidak hanya di pemerintah pusat saja, namun program dan kegiatan di daerah harus disesuaikan dengan kebutuhan pendidikan yang tergambar melalui data Dapodik. Sehingga pemerintah daerah mampu menjadikan Dapodik sebagai dasar kebijakan untuk pembangunan pendidikan di daerah, mengingat pemanfaatan data pendidikan tidak hanya digunakan di Dinas Pendidikan saja, namun digunakan juga sebagai perencanaan pembangunan terpadu.

4. Dibuat sistem integrasi data internal Dinas Pendidikan
Sistem integrasi perlu dibuat untuk pemanfaatan data di pemerintah daerah. Database Dapodik dapat diolah sesuai dengan kebutuhan di setiap bidang. Data PTK dapat dimanfaatkan oleh bagian kepegawaian untuk pemetaan dan pemerataan guru. Data sarana prasarana dapat di manfaatkan oleh bidang sarana untuk menentukan sasaran bantuan sarana sesuai dengan prioritasnya, untuk memetakan kebutuhan sarana dan prasarana sekolah, serta menganalisis kekuatan dan kelemahan dalam standar sarana prasarana sekolah. Data kurikulum dapat dimanfaatkan untuk pengembangan kurikulum sekolah. Data kesiswaaan dapat digunakan sebagai bahan dasar pemetaan zonasi, penyaluran bantuan siswa, dan analisis kebutuhan siswa.

Pengumpulan data dan informasi yang diperoleh melalui Dapodik dari satuan pendidikan idealnya dapat digunakan oleh berbagai pihak sebagai dasar pengambilan kebijakan. Data dalam aplikasi Dapodik diharapkan dapat didayagunakan untuk perencanaan pendidikan dan kualitas kontrol.

Jika input data dalam aplikasi Dapodik dilakukan dengan benar maka pemetaan mutu sekolah akan sesuai dengan keadaan. Namun, jika input data tidak dilakukan dengan benar dan maksimal maka akan sangat berpengaruh pada peningkatan mutu sekolah dan perencanaan program pendidikan secara keseluruhan. Dibutuhkan kerjasama serta koordinasi yang baik antara operator sekolah, kepala sekolah, pengawas, dan dinas pendidikan untuk menghasilkan data pendidikan yang berkualitas. Wika-kd.