Endang Wahyu Widiasari
(Guru IPS SMPN 4 Cikalongwetan)
Sering sekali mendengar kata dokumentasi, misalnya dalam kegiatan akreditasi banyak sekali dokumen-dokumen yang harus dikumpulkan oleh sekolah, sebagai bukti fisik kegiatan sudah dilaksanakan dan program berjalan dengan baik. Kelengkapan dokumen menjadi bukti fisik untuk mempertanggungjwabkan suatu program kegiatan, tetapi terkadang kita sulit mengumpulkan dokumen yang diperlukan karena penyimpanannya tercecer.
Menurut KBBI, definisi dokumentasi adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
Dari definisi di atas dapat diambil suatu benang merah kalah dokumentasi adalah suatu kegiatan yang berbentuk pengolahan data, pengumpulan data, penemuan kembali, penyimpanan data, dan penyebaran dokumen kepada yang berkepentingan, sebagai bukti fisik dari suatu kegiatan.
Ada kalanya, saya direpotkan dengan pengdokumentasian yang tidak lengkap dan tercecer penyimpanannya. Kejadian ini berdampak untuk mengumpulkan dokumen yang hilang, memerlukan waktu dan juga pemikiran.
Apakah pengdokumentasian penting dilakukan? dan bagaimana cara melakukannya?
Pengdokumentasian menjadi suatu hal yang penting dilakukan, apalagi jika menyangkut keuangan, selain sebagai bukti fisik dari suatu kegiatan telah dilaksanakan juga sebagai bahan evaluasi, sebagai arsip, dan acuan untuk memperbaiki langkah kedepan. Tujuan yang akhirnya adalah dalam rangka memberikan pelayanan yang terbaik bagi profesi yang dijalani, (memberikan nilai plus bagi profesi yang digeluti ) dan menciptakan suatu pembelajaran yang menarik dan menyenangkan.
Sebagai pendidik setiap hari kita melaksanakan kegiatan pembelajaran, terkadang sudah banyak hal yang dikerjakan akan tetapi karena tidak ada dokumen yang mendukung sebagai bukti fisik kegiatan, maka kegiatan yang sudah kita lakukan dianggap tidak dilaksanakan. Itulah pentingnya pendokumentasian sumber belajar bagi guru. Menjadi bukti fisikyang kuat dalam kegiatan pembelajaran yang sudah dilakukan.
Lalu bagaimana cara menyimpan dokuementasi hasil kegiatan pembelajaran yang sudah dilakukan supaya tidak tercecer penyimpanannya? Di era digital ini banyak cara untuk menyimpan dokumentasi sumber belajar, untuk mempermudah guru/sekolah dalam pengadministrasian sumber belajarnya. Banyak perangkat teknologi yang bisa digunakan, untuk membantu menciptakan pengadministrasian yang rapih dan tertib.
Salah satunya adanya memanfaatkan akun belajar.id yang pemerintah berikan kepaga tenaga pendidik. Banya fitur yang bisa dimamfaatkan salah satunya adalah Gogle Sites. Google Sites adalah layanan website pribadi ataupun profesional yang tidak memungut biaya apa pun atau gratis. Layanan ini merupakan layanan yang dibuat oleh perusahaan Gogle.
Penyimpanan dokuemn melalui gogle sites, yang penulis rasakan dapat memberikan manfaat dalam penyimpanan dokumen baik dokumen kegiatan pembelajaan sebagai guru mata pelajaran ataupun juga penyimpanan data sekolah, ataupun juga penyimpanan data-data pribadi seperti fortopolio.
Adapun proses pembuatannya sangat mudah, tinggal membuka akun belajar.id yang diberikan oleh Kemendikbud Ristek, lalu buka akun gogle sites, banyak fitur yang bisa digunakan, bahkan bisa membuat kolom-kolom khusus seperti di website. Semua gratis tidak usah membayar dan tanpa limit waktu.
Itu salah satu cara yang bisa digunakan untuk bisa menyimpan dokumen, baik dokumen pembelajaran, dokumen sekolah ataupun juga dokuemen pribadi seperti portopolio.
Adapun mamfaat yang penulis rasakan, mempermudah dalam penyimpanan dokumen, menjadi bahan portopolio dari kegiatan yang sudah dilakukan. Semua tersusun rapih dan tersimpan abadi, untuk membagikannya juga mudah tinggal memberikan link kepada yang memerlukan.
Dari pengadministrasian yang rapih saya bisa mengambil benang merah, untuk apa sebenarnya pengadministrasi dibuat?. Dari administrasi yang ada kita bisa belajar jejak-jejak suatu sekolah dan juga perkembangan suatu sekolah, selain itu tertib administrasi juga akan memudahkan kita dalam bekerja sehingga tujuan organisasi akan tercapai, membuat waktu lebih efisien karena tujuan terumuskan dengan jelas, mempermudah pekerjaan pengasipan dokumen atau pembuatan laporan dan juga mempermudah evaluasi dari kegiatan-kegiatan yang sudah dilaksanakan, sehingga akan mempermudah manajerial untuk mengambil keputusan.
Semoga bermanfaat.
