Oleh : BUDHI SLAMET SAEPUDIN, S.Sos
(Pelaksana Bidang SMP Dinas Pendidikan KBB)
Masih segar dalam ingatan kita, bagaimana suka citanya seluruh keluarga besar Dinas Pendidikan Kabupaten Bandung Barat ketika menggelar event Pameran Pendidikan pada tanggal 6 Desember silam. Sebuah perhelatan yang cukup menguras tenaga dan perhatian bagi insan Dinas Pendidikan yang turut tergabung dalam deretan kepanitiaan. Bagaimana tidak, lebih dari 1200 orang siswa SD dan SMP turut hadir memeriahkan acara tersebut, belum lagi ada aneka pentas seni dan tari yang semakin menambah semarak kegiatan.
Tidak kurang dari 26 stan disediakan untuk menampung berbagai kreasi dan inovasi para siswa dari berbagai sekolah. Dengan mengusung tema literasi, setiap stan menyajikan berbagai karya dan kreativitas terbaik siswa di sekolahnya, berbagai gaya dekorasi dan teknik penyajian serta penataan barang disuguhkan untuk memikat pengunjung. Cuaca hujan yang terus menerus mengguyur sejak pagi, ternyata tidak menyurutkan peserta dan tamu undangan untuk tetap menghadiri kegiatan ini hingga usai acara.
Satu hal yang menarik, event ini juga mungkin menjadi ajang perdana tim newsroom dapat berkumpul bersama dalam sebuah acara akbar tingkat kabupaten yang diselenggarakan oleh Dinas Pendidikan. Setiap anggota newsroom yang tergabung dalam kepanitiaan selain melaksanakan tugas pokoknya sebagai panitia, juga berusaha menggali berbagai informasi dari setiap stan yang dikunjungi, untuk kemudian disusun menjadi sebuah berita yang menarik sesuai tanggungjawab di sub rayonnya masing-masing.
Sebuah acara besar dengan melibatkan kepanitiaan yang lumayan banyak serta biaya yang juga tidak sedikit tentu membutuhkan sebuah manajemen kepanitiaan yang baik. Sebuah perhitungan yang harus matang baik waktu, tempat, biaya, serta logistik beserta perlengkapannya menjadi sebuah keharusan. Idealnya, untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event minimal ada tiga hal yang harus terpenuhi; (1) Konsep yang menarik dan kreatif, (2) Proses tahapan pembuatan event (3) Eksekusi event yang signifikan.
Konsep yang menarik dan kreatif maksudnya penyelenggara harus kritis dan selalu update dengan ide-ide apa yang sedang marak dan digandrungi di sekitar kita baik lokal maupun global. Proses tahapan pembuatan event merupakan rangkaian persiapan mulai tercetusnya ide, pembuatan konsep, pembentukan tim, briefing awal, menentukan pihak yang terlibat, pembuatan proposal, jika perlu dilaksanakan pula konfrensi pers hingga publikasi. Eksekusi event yang signifikan dilakukan dengan pemilihan tamu undangan yang tepat dengan acara yang digelar, rekanan/klien yang berkualitas, membuat rundown acara yang menarik dan mengalir tidak ada putusnya, tepat waktu, menjaga ketertiban, selalu meng-announce produk klien kepada audience serta fasilitasi untuk liputan media.
Apa yang diuraikan di atas merupakan standar operasional procedure dari sebuah Event Organizer (EO) dalam menggelar sebuah acara besar. Diperlukan dana tidak sedikit bila kita melibatkan EO untuk menggelar event yang lumayan besar. Ternyata, keluarga besar Dinas Pendidikan Kabupaten Bandung Barat dengan tim newsroom nya sanggup menggelar acara berskala besar secara mandiri mendekati standar di atas. Diakui, masih banyak hal yang harus diperbaiki dalam event ini, kekurangan tentu ada dan dijumpai di sana-sini, tetapi hal ini menjadi pengalaman untuk perbaikan pada event-event besar lainnya di kemuadian hari.
Dalam semangat kerjasama yang kompak dan solid, tim newsroom bisa menunjukan profesionalismenya sebagai tim peliputan berita yang sadar betul tugas dan fungsinya masing-masing, sadar akan perannya dalam sebuah teamwork dan bisa menunjukan peran “siapa berbuat apa” semua terlibat, semua bekerja, semua aktif, semua tertawa, ceria dan memberikan kontribusi.
Salam Newsroom.
Kompak, solid, saling memberi, saling cerita. Bahagia! Mantap!